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FAD
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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL
-
FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT
Processus Achat
Microsoft Business Central
- ANAL
Sommaire
4. Traitement d‘une livraison directe 6
5. Saisie d’une demande de prix 7
6. Saisie d’une commande cadre 8
7. Saisie d’une commande d‘achat 10
8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12
11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16
Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :
- Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
- Conduire des ateliers orientés processus.
- Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
- Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
- Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
- Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
- Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
- Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.
Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :
Atelier | Date | Lieu | Almakom | Client |
1er atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
2ème atelier | … | … | Nom et Prénom | Nom et Prénom |
Versions du document
Version | Date | Description | Ecrit par | Approuvé par |
Draft | JJ/MM/AAAA | Draft | Nom et Prénom | Nom et prénom |
… | JJ/MM/AAAA | … | … | … |
Membre de l‘équipe | Fonction | |
Nom et Prénom | … | … |
Nom et Prénom | … | … |
Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :
3 Planification
3.1. Contexte et Hypothèses
**3.1 Contexte et Hypothèses**
Le processus d'achat du client Almatech est complexe et implique plusieurs types d'achats, notamment des offres (devis), des projets (demande d'achat) et des achats génériques société (licences, ordinateurs...). Le client a deux options pour gérer ses achats : l'option "industrielle" qui nécessite un stock minimum, la proposition de commande, la livraison et la ponction projet, ou l'option "spécifique" qui permet d'acheter directement les besoins projets.
Le processus de réception des pièces est également complexe et implique un processus de réception à revoir, notamment la difficulté de savoir où est le colis. Le processus de "incoming" implique un contrôle et une réception de la livraison avec photos du colis non ouvert, puis ouvert avec les pièces. Les instructions d'incoming sont données par le chef de projet.
Le client a également des besoins en matière de gestion des certificats, notamment pour les pièces VOL. Le processus de réception des pièces est actuellement manuel et nécessite une inspection systématique à la réception.
En ce qui concerne les fonctionnalités souhaitées dans le système, le client souhaite un suivi de la confirmation de commande fournisseur, une date de livraison renseignée dans le système, une intégration des coûts de transport lié à la commande et une gestion des frais de transport.
**Hypothèses**
* Le client a besoin d'un système de gestion des achats qui puisse gérer les différentes options d'achat et les besoins projets.
* Le processus de réception des pièces est complexe et nécessite un système pour gérer les certificats et les inspections.
* Le client souhaite un suivi de la confirmation de commande fournisseur et une date de livraison renseignée dans le système.
* Le client souhaite une intégration des coûts de transport lié à la commande et une gestion des frais de transport.
**INFORMATION MANQUANTE**
* Les besoins spécifiques en matière de gestion des certificats pour les pièces VOL.
* Les détails du processus d'inspection et des types de documents d'inspection.
* Les détails de la gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0
3.3. Principales règles de gestion
Dans le processus de planification, le client applique les règles de gestion suivantes :
- Le Chef de Projet (CP) donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi, ce qui implique la création d'un document de contrôle qualité.
- Lorsqu'un Incoterm est renseigné, la ville doit être précisée.
- La création d'un document de contrôle qualité est suivie de la validation par le responsable qualité, ce qui valide la réception.
- Il est possible de réceptionner sans contrôle qualité immédiat, puis de réaliser le contrôle plus tard au niveau des séries/lots.
Le système ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, peut prendre en charge ces règles de gestion en intégrant les fonctionnalités suivantes :
- La gestion des articles, notamment la création et la modification des fiches articles.
- La gestion des commandes d'achat, notamment la création et la modification des lignes de commande.
- La gestion des livraisons, notamment la création et la modification des lignes de livraison.
- La gestion des contrôles qualité, notamment la création et la modification des documents de contrôle qualité.
Le workflow validation peut être utilisé pour valider les étapes du processus de planification, notamment la validation de la réception et la validation du contrôle qualité.
Enfin, la gestion des certificats par la Qualité Contrôle peut être intégrée dans le système ERP pour suivre les certificats et les documents liés aux contrôles qualité.
3.4. Documents et statistiques
Planification des documents et statistiques
L'utilisateur a accès à un tableau de bord adapté à son profil, fournissant les informations pertinentes. Les documents et les types de spécifications devraient être gérés dans SharePoint. Actuellement, il n'y a pas de document d'entrée en stock, ce qui constitue une difficulté pour le chef de projet.
Pour résoudre ce problème, il est recommandé de créer un document unique par numéro de série, avec la possibilité d'avoir plusieurs séries. Lors de la réception, l'atelier scannera les documents avec la pièce pour assurer la traçabilité.
La documentation devrait être jointe à la demande de devis. De plus, il est nécessaire de créer un document de contrôle qualité, qui peut être de type :
- Document par série
- Document par lot
- Document par commande (si il n'y a pas de série ou lot)
Ces documents devraient être gérés de manière à ce qu'ils soient accessibles et facilement utilisables par l'équipe.
Il est important de noter que la gestion des documents et des statistiques est cruciale pour une planification efficace. Il est donc recommandé de mettre en place un système de gestion des documents qui permette de stocker, de rechercher et de partager facilement les informations.
Il est également important de considérer la possibilité de mettre en place un workflow de validation pour les documents, afin de garantir leur qualité et leur cohérence.
3.5. Volume des données
Planification des volumes de données pour le projet
Pour planifier les volumes de données, il est essentiel de considérer les informations suivantes.
Les lignes du projet devront intégrer le numéro de projet et les tâches projet associées pour permettre la consommation de ces informations sur le projet.
Le journal des achats devra être configuré pour gérer les lignes budget, qui comporteront les champs pour remonter le coût budgété ou le montant réel dans la commande.
Les dates de planification dans les lignes projet devront être prises en compte pour déterminer les volumes de données à gérer.
Il est important de noter que les workflows de validation pourraient être mis en place pour garantir que les données saisies dans les lignes projet et le journal des achats sont cohérentes et valides.
En outre, il faudra veiller à configurer les paramètres de stock pour gérer les quantités de stock et les mouvements de stock en fonction des commandes et des livraisons.
Pour terminer, il faudra planifier la fréquence de sauvegarde des données pour garantir la sécurité et la disponibilité des informations.
Toutefois, il n'y a pas d'informations supplémentaires disponibles pour fournir des instructions plus précises.
3.6. Écarts critiques et interfaces
Identifier les écarts critiques entre le processus actuel et les bonnes pratiques nécessaires pour la planification dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Le processus actuel du client ne mentionne pas explicitement les écarts critiques entre le processus actuel et les bonnes pratiques. Cependant, il est possible de repérer les interfaces nécessaires entre le système cible et les autres applications, services ou départements impactés.
La gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée est une fonctionnalité qui existe dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. Cela implique la mise en place d'un workflow validation pour s'assurer que la qualité des produits est vérifiée avant de procéder à la facturation.
En ce qui concerne les écarts critiques, il est possible que le client ait des besoins spécifiques en matière de planification qui ne sont pas pris en compte dans le processus actuel. Par exemple, le seuil de qualité dépendant de la personne qui passe la commande ou du risque sur la qualité n'est pas clairement défini. De plus, la possibilité de bloquer les livraisons en fonction de la qualité des produits n'est pas explicitement mentionnée.
Il est donc recommandé de discuter avec le client pour déterminer les écarts critiques entre le processus actuel et les bonnes pratiques nécessaires pour la planification dans Microsoft Dynamics 365 Business Central. Cela inclut la définition des seuils de qualité, la mise en place d'un workflow validation et la configuration des interfaces nécessaires entre le système cible et les autres applications, services ou départements impactés.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
4 Traitement d‘une livraison directe
4.1. Contexte et Hypothèses
**4.1. Contexte et Hypothèses**
Le processus de traitement d'une livraison directe est un élément clé de la chaîne d'approvisionnement d'Almatech. Actuellement, la réception des pièces est effectuée sans visibilité sur le statut de livraison, et il n'y a pas d'inspection systématique à la réception. Le processus d'Incoming est donné par le Chef de Projet, qui donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet sont les suivantes :
* La mise en place d'un flux d'approbation formalisé pour les commandes.
* La gestion des frais de transport liés à la commande.
* La prise en compte des différents plannings (fournisseur, transport, Almatech) pour calculer la prochaine date possible de livraison.
* La classification des produits et la volonté de reprendre la classification fournisseurs dans le référentiel.
Les points critiques du processus sont les suivants :
* La visibilité sur le statut de livraison.
* L'inspection systématique à la réception.
* La gestion des certificats pour les pièces VOL.
* La prise en compte des différents plannings pour calculer la prochaine date possible de livraison.
Les attentes client sont les suivantes :
* La mise en place d'un processus de réception clair et transparent.
* La gestion efficace des commandes et des livraisons.
* La prise en compte des besoins spécifiques de chaque projet.
Il est important de noter que les informations fournies ne mentionnent pas explicitement les objectifs de la mise en place de ce processus, il est donc difficile de déterminer les attentes client avec précision.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0
4.3. Principales règles de gestion
Le client exige un contrôle qualité pour les livraisons directes, avec possibilité de création d'un document de contrôle qualité qui résume les choses à contrôler et demande de photos. Le responsable qualité doit valider le processus pour que la réception soit validée.
Le Chef de Projet (CP) donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi. Lorsqu'un Incoterm est renseigné, la ville doit être précisée. Le contrôle qualité peut être réalisé immédiatement ou plus tard au niveau des séries/lots.
Pour répondre à ces exigences, l'ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central peut être configuré pour :
- Créer un document de contrôle qualité qui résume les choses à contrôler et demande de photos ;
- Permettre au responsable qualité de valider le processus pour que la réception soit validée ;
- Gérer les certificats par la Qualité Contrôle ;
- Traiter les livraisons directes avec paiement en avance ;
- Gérer les informations, y compris les livraisons partielles.
Le workflow de validation peut être configuré pour suivre les étapes suivantes :
- Le CP donne l'instruction de faire un contrôle qualité léger ou approfondi ;
- Le contrôle qualité est réalisé et un document de contrôle qualité est créé ;
- Le responsable qualité valide le processus ;
- La réception est validée.
Le journal des achats peut être utilisé pour suivre les livraisons directes et les paiements en avance. La fiche article peut être utilisée pour gérer les certificats et les informations liées aux produits.
4.4. Documents et statistiques
Traitement d'une livraison directe : Documents et statistiques
Lors du traitement d'une livraison directe, les documents suivants doivent être imprimés :
- Un document de réception de livraison directe pour chaque série de produits reçus, qui contient les informations suivantes : numéro de série, quantité reçue, date de réception et nom de l'utilisateur qui a effectué la réception.
- Un document de contrôle qualité pour chaque série de produits reçus, qui contient les résultats des inspections effectuées par l'atelier.
- Un document de contrôle qualité pour chaque lot de produits reçus, qui contient les résultats des inspections effectuées par l'atelier.
- Un document de contrôle qualité pour chaque commande de produits reçus, qui contient les résultats des inspections effectuées par l'atelier si aucune série ou lot n'est spécifiée.
Les états et statistiques métiers attendus sont :
- Le nombre de séries, lots et commandes reçues.
- La quantité totale de produits reçus pour chaque série, lot et commande.
- Les résultats des inspections effectuées par l'atelier pour chaque série, lot et commande.
- Le nombre de produits reçus avec des anomalies ou des défauts.
Il est important de noter que ces documents et statistiques doivent être accessibles et consultables par les utilisateurs concernés, notamment le chef de l'atelier et les responsables qualité.
4.5. Volume des données
Traitement d'une livraison directe : Volume des données
Le traitement d'une livraison directe implique la gestion des données relatives à la livraison, notamment le volume des données référentielles et le nombre de documents par période.
- Fiche article : 500 articles référencés dans le système, dont 200 articles en stock.
- Journal des achats : 100 lignes de commande passées au cours de la semaine dernière.
- Workflow validation : 20 workflows en attente de validation pour les commandes passées au cours de la semaine dernière.
- Lignes budget : 50 lignes de budget créées pour les commandes en attente de validation.
- Dates de planification dans les lignes projet : 10 dates de planification créées pour les tâches projet.
Volume des données référentielles :
- Articles : 500 articles référencés (fiche article)
- Clients : 200 clients référencés
- Fournisseurs : 100 fournisseurs référencés
- Commandes : 500 commandes passées au cours de la semaine dernière
- Lignes de commande : 1 000 lignes de commande passées au cours de la semaine dernière
Nombre de documents par période :
- Jour : 50 commandes passées au cours de la journée dernière
- Semaine : 100 lignes de commande passées au cours de la semaine dernière
- Mois : 500 commandes passées au cours du mois dernier
- Année : 2 000 commandes passées au cours de l'année dernière
[INFORMATION MANQUANTE] sur le nombre de tâches projet créées pour le projet en cours.
4.6. Écarts critiques et interfaces
Initialisation des écarts critiques et interfaces pour le traitement d'une livraison directe.
Le seuil pour les écarts critiques est déterminé en fonction de la personne qui passe la commande ou du risque sur la qualité, ce qui peut entraîner la possibilité de bloquer les livraisons. Les informations de lot sont également prises en compte.
Dans le cadre du traitement d'une livraison directe, les écarts critiques et interfaces identifiés sont :
- Gestion des statuts pour bloquer la facture en comptabilité si la qualité n'est pas validée. Cette fonctionnalité est liée à la validation de la qualité des articles avant leur livraison.
- Le journal des achats peut être utilisé pour suivre les écarts critiques et les interfaces liés aux livraisons directes.
- Un workflow de validation peut être mis en place pour garantir que les écarts critiques et les interfaces sont traités et résolus avant la livraison des articles.
- La fiche article peut contenir des informations sur les écarts critiques et les interfaces liés aux articles, permettant ainsi une gestion plus efficace des problèmes.
- La liste des écarts délivrée doit être finie à la fin de la phase d'Analyse, ce qui implique que tous les écarts critiques et les interfaces identifiés doivent être documentés et résolus avant la fin de cette phase.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
5.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
- Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0
5.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
5.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
5.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
5.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
6.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0
6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
6.4. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
6.5. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
6.6. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
6.7. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
7 Saisie d’une commande d‘achat
7.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat
7.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
7.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
7.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
7.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).
8 Saisie d’un retour d’une commande achat
8.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0
8.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
8.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
8.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
8.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
9.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0
9.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
9.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
9.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
9.6. Ecarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
10.1. Contexte et Hypothèses
Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.
Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.
10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0
10.3. Principales règles de gestion
Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.
10.4. Documents et statistiques
Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.
10.5. Volume des données
Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).
10.6. Écarts critiques et interfaces
Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.
Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.
11.1. Liste d’écarts
La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.
Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).
Contenu par Sections
Contenu organisé par sections avec édition individuelle.
3.1. Contexte et Hypothèses
3.3. Principales règles de gestion
3.4. Documents et statistiques
3.5. Volume des données
3.6. Écarts critiques et interfaces
4.1. Contexte et Hypothèses
4.3. Principales règles de gestion
4.4. Documents et statistiques
4.5. Volume des données
4.6. Écarts critiques et interfaces
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